Vous regardez autour de vous et le constat est clair : votre bureau est encombré. Il y a beaucoup trop de documents qui s’accumulent dans les tiroirs et sur les étagères aux alentours. Pourtant, vous ne pouvez pas vous en débarrasser. Le parfait compromis semble être le coffre-fort numérique. À vous l’archivage de vos documents et le gain de place ! Découvrez quels sont les documents que vous pouvez ranger dans votre coffre-fort 2.0.
L’utilité d’un coffre-fort numérique pour un particulier
Le coffre-fort numérique remplit les mêmes fonctions qu’un coffre-fort physique, à savoir offrir une protection aux documents que l’on dépose à l’abri des regards indiscrets. Il est donc dématérialisé, pour autant, il est différent d’un simple espace de stockage dont on peut tous bénéficier grâce au cloud par exemple. Toutefois, les solutions de stockage en ligne, souvent gratuites, présentent des limites. La sécurité est moindre, ce qui pose problème lorsque l’on souhaite stocker des données personnelles. Seriez-vous prêt à stocker des documents en ligne tels que des bulletins de salaire ou votre testament ? La crainte que ces données soient volées un jour est légitime. Certaines entreprises comme Wishbook ont créé un coffre-fort numérique, capable d’accueillir toutes vos données sensibles, la sécurité en plus. Rendez-vous sur le site
wishbook.world et vous verrez que vous pouvez centraliser vos documents personnels au même endroit. Il suffit d’acheter votre espace de stockage pour bénéficier d’une protection optimale. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à déposer vos documents. Il est par ailleurs possible de donner un code d’accès aux proches que vous désignez si ceux-ci ont besoin de consulter certains papiers.
La conservation des bulletins de paie
Parmi les documents que vous pouvez stocker dans un coffre-fort numérique, il y a vos bulletins de paie. Que vous soyez dans le monde du travail depuis peu ou que vous ayez déjà de nombreuses années derrière vous en tant qu’actif, vous n’êtes pas censé ignorer la loi. L’intégralité des bulletins de paie est à garder auprès de soi. Les fiches de paie sont nécessaires pour illustrer votre parcours professionnel et pour faire valoir vos droits à l'aube de votre retraite. Cependant, il y a beaucoup de feuilles à conserver... Vous en avez assez de stocker vos bulletins de paie dans des caisses en plastique ? Il est temps de leur offrir une nouvelle maison, davantage sécurisée qui plus est. Pensez également aux aléas tels que les inondations ou les incendies. Dans ce cas de figure, vous serez soulagé de savoir que vos documents importants sont à l’abri. Créez une copie numérique de vos bulletins de paie afin de les stocker dans votre
e-coffre fort. Attention toutefois à la valeur juridique de vos documents, qui n’est plus valable si vous scannez un document physique.
Les documents bancaires placés dans un coffre-fort numérique
Qu’en est-il du reste de vos papiers administratifs ? Là encore, ils sont nombreux. Parmi les documents bancaires qu’il est nécessaire de conserver dans un endroit sûr, il y a vos relevés de comptes, vos papiers liés à d’éventuels crédits à la consommation, des procurations ou encore tous vos dossiers liés à l’ouverture de vos différents comptes. Certaines banques proposent à leur clientèle de conserver leurs documents en ligne (ils conservent alors leur valeur juridique). Néanmoins, cela ne vous satisfait pas totalement car la disponibilité de vos documents dépend de la viabilité du site. Tant que ce dernier fonctionne et est en ligne, il n’y a pas de problème, mais si le site est amené à fermer pour une quelconque raison, alors vos documents bancaires ne sont plus accessibles. Grâce au coffre numérique que vous détenez personnellement, votre doute s’envole. Par ailleurs, toutes vos données sont cryptées et l’entreprise qui vous permet d’acheter votre coffre-fort en ligne n’a pas la possibilité d’accéder à vos informations. Vous êtes donc la seule personne à pouvoir consulter vos documents bancaires une fois qu’ils sont stockés en ligne.
Les documents personnels à l'abri
Le coffre-fort dématérialisé peut également devenir une géante boîte à souvenirs numérique. Certes, il y a tous les documents administratifs qu’il est essentiel de conserver d’un point de vue légal, mais il y a des documents encore plus précieux. Ce sont ceux qui racontent votre histoire ou celle de vos proches. En conservant des photos ou des vidéos au même endroit, vous rendez service à vos descendants. Ils n’auront plus besoin de les chercher car tout sera regroupé par vos soins. Il se peut aussi que, au cours de votre vie, vous ayez besoin de procéder à un test ADN (en vue de vérifier si vous êtes susceptible de contracter une maladie génétique ou si vous cherchez à comprendre quelle est votre origine par exemple). Une fois les résultats obtenus, conservez-les dans un endroit sûr si telle est votre volonté. Certains documents doivent rester secrets avant que vous ne décidiez de les révéler au grand jour. Une fois que vous serez prêt, il suffira de confier le code d’accès de votre coffre-fort numérique à la personne de votre choix.
La conservation dématérialisée des documents patrimoniaux
Vous estimez qu’il est important d’anticiper votre départ ? Afin de ne pas laisser vos proches démunis, vous décidez de préciser quelles sont vos volontés funéraires (incinération, crémation…) ou vos volontés médicales en cas de survenue d’un accident qui vous empêcherait de parler. Vous jouez la carte de la prudence et vous placez votre testament et autres documents écrits dans votre coffre-fort numérique. Prenez la peine de préciser que ces données sont stockées sur ce support, afin que vos proches aient le réflexe de les consulter en cas de besoin. Dans le cadre d’une
succession, après la mort d’un proche, il y a également une multitude de documents qui sont à conserver. Les papiers liés à l’état civil du défunt (livret de famille, acte de propriété, contrat de mariage…), ses documents bancaires ou d’assurance, ses déclarations de revenus, ses factures… Les délais de conservation varient selon le genre de document, mais gardez à l’esprit que ces données sont encore valables après la mort d’une personne. Conservez-les en lieu sûr dans votre coffre-fort numérique !
